sekolahsurabaya.com

Loading

contoh surat resmi sekolah

Artikel

contoh surat resmi sekolah

Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap dan Praktis

Surat resmi sekolah memegang peranan krusial dalam komunikasi formal antara pihak sekolah dengan berbagai pihak eksternal maupun internal. Baik itu pemberitahuan kepada orang tua, undangan acara, permohonan izin, atau pengumuman penting, surat resmi sekolah mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas institusi pendidikan. Memahami struktur, format, dan etika penulisan surat resmi sekolah adalah esensial bagi administrasi sekolah, guru, dan bahkan siswa yang terlibat dalam kegiatan organisasi. Artikel ini akan membahas secara mendalam contoh-contoh surat resmi sekolah, lengkap dengan analisis dan panduan praktis untuk menyusun surat yang efektif dan sesuai standar.

1. Struktur Umum Surat Resmi Sekolah:

Setiap surat resmi sekolah harus mengikuti struktur yang baku untuk memastikan kejelasan dan kemudahan pemahaman. Struktur tersebut meliputi:

  • Kop Surat (Kop Surat): Bagian paling atas surat, berisi logo sekolah, nama sekolah, alamat lengkap, nomor telepon, fax (jika ada), dan alamat email. Kop surat menciptakan identitas visual sekolah dan memudahkan pihak penerima untuk menghubungi.

  • Tanggal Surat: Menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Format tanggal yang umum digunakan adalah: [Nama Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]. Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023.

  • Nomor Surat: Kode unik yang digunakan untuk mengarsipkan dan melacak surat. Format nomor surat bervariasi tergantung kebijakan sekolah, tetapi umumnya mencakup kode sekolah, nomor urut surat, bulan, dan tahun. Contoh: 001/SMP-ABC/X/2023.

  • Perihal (Subjek): Ringkasan singkat mengenai isi surat. Perihal membantu penerima untuk segera memahami tujuan surat tanpa harus membaca keseluruhan isi. Contoh: Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Study Tour.

  • Lampiran (Attachment): Jika ada dokumen tambahan yang disertakan bersama surat, lampiran disebutkan di bagian ini. Contoh: Lampiran: 1 (satu) berkas proposal kegiatan. Jika tidak ada lampiran, bagian ini dihilangkan.

  • Alamat Tujuan: Alamat lengkap pihak yang dituju. Pastikan alamat ditulis dengan benar dan lengkap untuk menghindari kesalahan pengiriman. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas VIII.

  • Salam Pembukaan: Sapaan formal yang digunakan untuk membuka surat. Contoh: Dengan hormat,

  • Isi surat: Bagian inti surat yang berisi informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Gunakan bahasa formal dan hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa sehari-hari.

  • Salam Penutup: Sapaan formal yang digunakan untuk mengakhiri surat. Contoh: Hormat kami,

  • Tanda Tangan: Tanda tangan pihak yang berwenang menandatangani surat, biasanya kepala sekolah atau pejabat yang ditunjuk.

  • Nama Jelas: Nama lengkap dan gelar pihak yang menandatangani surat.

  • Tembusan (Carbon Copy/CC): Daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat. Tembusan menunjukkan kepada siapa saja informasi tersebut didistribusikan. Contoh: Tembusan: 1. Ketua Yayasan, 2. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan.

2. Contoh Surat Resmi Sekolah: Pemberitahuan Kegiatan Sekolah

[Kop Surat Sekolah]

Jakarta, 26 Oktober 2023
Nomor: 002/SMA-XYZ/X/2023
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Peringatan Hari Sumpah Pemuda
Lampiran: –

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas X, XI, dan XII
SMA XYZ

Dengan hormat,

Sehubungan dengan peringatan Hari Sumpah Pemuda yang jatuh pada tanggal 28 Oktober 2023, SMA XYZ akan menyelenggarakan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk menumbuhkan semangat nasionalisme dan cinta tanah air pada siswa.

Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:

  • Hari/Tanggal: Sabtu, 28 Oktober 2023
  • Waktu: 07.00 – 16.00 WIB
  • Tempat: Lapangan Upacara dan Aula SMA XYZ

Adapun rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi:

  1. Upacara Bendera Peringatan Hari Sumpah Pemuda
  2. Lomba Pidato Bertema Sumpah Pemuda
  3. Lomba Baca Puisi Bertema Sumpah Pemuda
  4. Pertunjukan Seni dan Budaya

Kami menghimbau kepada seluruh siswa kelas X, XI, dan XII untuk berpartisipasi aktif dalam kegiatan ini. Kehadiran dan partisipasi siswa merupakan wujud dukungan terhadap upaya pelestarian nilai-nilai luhur bangsa.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

Drs. Budi Santoso, M.Pd.
Kepala Sekolah SMA XYZ

3. Contoh Surat Resmi Sekolah: Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah

[Kop Surat Sekolah]

Jakarta, 26 Oktober 2023

Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas VIII-A
SMP ABC

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari:

  • Nama : Siti Aminah
  • Kelas: VIII-A
  • NIS: 12345

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada hari Kamis, 26 Oktober 2023, dikarenakan sakit.

Bersama surat ini, saya lampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti.

Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

Bapak/Ibu [Nama Orang Tua/Wali Murid]

4. Contoh Surat Resmi Sekolah: Undangan Rapat Orang Tua/Wali Murid

[Kop Surat Sekolah]

Jakarta, 26 Oktober 2023
Nomor: 003/SMP-DEF/X/2023
Perihal: Undangan Rapat Orang Tua/Wali Murid Kelas VII
Lampiran: –

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas VII
SMP DEF

Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas VII untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada:

  • Hari/Tanggal: Sabtu, 4 November 2023
  • Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
  • Tempat: Aula SMP DEF

Agenda rapat:

  1. Sosialisasi Program Sekolah Semester Ganjil
  2. Pembahasan Tata Tertib Sekolah
  3. Pembentukan Komite Sekolah Kelas VII
  4. Yang lain

Mengingat pentingnya acara ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

Dra. Ani Susanti
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan

5. Elemen Penting dalam Penulisan Surat Resmi Sekolah:

  • Bahasa Formal: Gunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal. Hindari penggunaan bahasa slang, bahasa sehari-hari, atau singkatan yang tidak umum.

  • Ketepatan Tata Bahasa: Perhatikan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang benar. Kesalahan tata bahasa dapat mengurangi kredibilitas surat.

  • Kejelasan dan Ringkas: Sampaikan informasi dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kalimat yang berbelit-belit atau ambigu.

  • Sopan Santun: Gunakan bahasa yang sopan dan hormat.

  • Format yang Konsisten: Ikuti format surat resmi yang baku dan konsisten.

  • Pengoreksian: Periksa kembali surat sebelum dikirim untuk memastikan tidak ada kesalahan.

Dengan memahami struktur, format, dan etika penulisan surat resmi sekolah, pihak sekolah dapat berkomunikasi secara efektif dan profesional dengan berbagai pihak. Contoh-contoh di atas dapat dijadikan referensi dalam menyusun surat resmi sekolah yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang diinginkan. Ingatlah bahwa surat resmi sekolah mencerminkan citra dan reputasi institusi pendidikan.

Comments 0